営業支援課アシスタントチームの仕事紹介

営業のサポート役として、見積提出、契約管理、請求処理などを行います。基本的に内勤で復職した方や時短の方も活躍しています。

N・H主任
静岡県出身
2013年入社

先輩社員に一問一答

なぜ、富士データシステムを志望したのですか?

私はUターンでの転職です。前職の事務経験を活かした仕事を探そうと思い、転職サイトをひらいて最初にでてきたのが今の会社です。「アナログな私がシステム会社に!?」という不安もありましたが、そこは転職なので、新しいことに挑戦する方がおもしろいかなと思い志望しました。

この会社を選んだ一番の決め手、ポイントは何でしたか?

静岡の会社であること、大学で福祉のことを勉強していたこともあり介護の現場で活躍する製品を取り扱っている会社に親しみを感じました。

現在の主な仕事内容について具体的に教えてください。

営業のアシスタントとして商談で必要な見積書、請求書、契約書等の書類の作成をしています。 また新人アシスタントの教育、アシスタントチーム内での相談窓口、新製品のための契約書類等の作成をしています。

仕事のどんなところにやりがい、達成感を感じますか?

出張の多い営業が安心して営業活動できるように、書類の面で完璧な仕事をすることでサポートできていたらいいなと思っています。なので営業がお客様から注文書をもらってきた日は私もとてもうれしいです。 また事務職ならではですが、たくさんの書類を発送した日は心地良い疲労感があります!私が担当している営業の方々はまだまだ案件が増えても大丈夫ですよ!笑

逆に、大変なことは何ですか? それをどう克服していますか?

イレギュラーケースで既存の契約書類では対応できないときに、そのケースに合わせた契約書を作成します。文章を書くことが苦手な私にとっては難易度の高い仕事です。契約書作成にあたっては、部署をこえていろんな方に相談にのっていただき、添削、修正を繰り返して、契約書ができたときは感動です!ただ相談に行く前に、まず自分でよく考えて、どこが問題点なのか、過去に似たケースはないのか準備をきちんとすることを心掛けています。

入社した頃のエピソードを教えてください。

ペーパーレスをうたっている会社ですが私の机は紙で埋もれていました。見積回覧のため、社内を印刷した見積書をもって移動していました。翌年にはシステムが導入されて今では知らないうちに見積回覧が終わっています。快適です!

会社(チーム)の雰囲気をどう感じていますか? 人間関係は?

私のチームは中途採用の女性が中心です。年齢、職歴がバラバラで、それぞれいろんな人生経験を積んでいますので話しをしていて面白いです!黙々とやる仕事ですが、お昼休みはよく話しをしています!

富士データシステムの魅力・強み・好きなところはどんなところですか?

行動力があるところ!
今いるところに留まらず、新しいことを次々にやっていくところがすごいと思います。会社の事業に関しても、社内の環境に関しても、時代にあわせて柔軟に変化していきます。次は何が起こるのだろうと、お客様も社員もわくわくする会社だと思います。

経験を積むことで、どのようなスキルが身に付きましたか?

チームの代表として打ち合わせにでることや、チーム内で様々な相談を受けたりと、以前に比べて意見を求められることが多くなりました。自分の意見に責任がもてるようにいろんな角度でしっかり考えることと、発信していくことが身についてきたと思います。

学生たちへ・・・どんなことを意識して就活するべきだと思いますか?

会社の名前やHPからだけではわからないことがたくさんあります。その会社で働く人に会って話しを聞いてみてください。会社に憧れるのではなく、その会社の説明を熱心にしてくれる人に憧れるのだな、とわたしは思っています。それぞれにご縁がある会社がきっとあると思いますので自分が頑張れる会社を見つけてください。

今後身につけたいスキルや、目標、将来の夢について聞かせてください。

女性中心のチームのため、生活環境がかわっても働き続けることができるような仕事のしくみや組織作りをしていきたいです。他部門では実績がある在宅勤務をアシスタントチームでもできるようにすることが目標です!

今までのキャリアの移り変わりを教えてください。(どこからどこに異動し、どんな役職についたか等)

2013年:アシスタント(業務課:現営業支援課)
2018年:主任(営業支援課)

1日のスケジュール

8:40
出社
9:00
朝礼
9:10
メールチェック
お客様、社内から届いたメールの確認。見積作成や資料作成等の業務依頼がある。
10:00
見積作成
ライセンスの追加等ユーザー向けに見積りを作成する。
11:00
新人アシスタントの教育
営業所メンバーとはTeamViewerや電話をつかって教育を実施
12:00
お昼休み
お弁当をつくるようにしていますが・・・サボった日は静岡駅周辺でランチ。
13:00
導入完了案件対応
導入完了した案件の契約書の作成、納品書・請求書の発行、発送をする。
14:30
アシスタントチームミーティング
各営業所とテレビ会議をつないで、新しい業務の勉強会や、各自の業務の進捗報告、イレギュラー対応の共有をする。
16:00
資料作成
営業より、お客様向けの資料作成依頼。1事業所あたりのサポート料を算出するため、エクセルで計算式を用いて一覧表を作成。
19:00
帰宅

1週間の様子

見積作成
休みの間にきている見積依頼に対応。出来るだけ早く提案ができるように心掛けています。
社内打合せ
新製品に関する契約書作成の打ち合わせ。作成した契約書の読み合わせをして整合性がとれているか等細かくチェックをします。修正、チェックの作業を繰り返し行います。
資料作成
お客様向けに拠点毎のランニング費用を算出した一覧表を作成。導入時の見積りから各ライセンス単価を調べていきます。アシスタントチーム内で苦手な人が多い業務。笑
アシスタントチームミーティング
定期ミーティング。各営業所とテレビ会議をつないで、新しい業務の勉強会や、各自の業務の進捗報告、イレギュラー対応の共有をします。
営業課ミーティング、帰宅後は・・v
営業の定期ミーティングにアシスタントチームの代表として参加。アシスタントチームに関わることをチームへ共有します。 帰宅後は夜更かしデー。スイーツをこっそり買って、ドラマや映画を時間を気にすることなく見ます!
お散歩
運動不足解消のため、1時間程お散歩へ。最近はマイホームに憧れていろんな家をみて勉強中です。
家事DAY!!
平日の家事では行き届かないところのお掃除や、一週間分の食材のお買い物、お弁当や来週の夕ご飯の作り置きをします。キッチンに3時間くらい立ちっぱなしでお仕事より疲れる。笑

M・Kさん
静岡県出身
2017年入社

若手社員に一問一答

なぜ、富士データシステムを志望したのですか?

学生時代、養護施設の職業体験を経験し介護業界に興味をもちました。介護システムを使用することで現場の職員の業務軽減や効率化に繋がり、職員が働きやすくなるよう、人の為に役立つものを開発していることに魅力を感じたからです。もともと派遣社員として働いていたので、社員の人柄の良さもあり、正社員として富士データシステムで働きたいと思いました。

この会社を選んだ一番の決め手、ポイントは何でしたか?

派遣社員として入社し、初めは単純な作業を任されていました。頼まれた仕事をこなし「何かお手伝いすることはありますか?」と先輩へ聞いているうちに、徐々に営業アシスタントの仕事を任せてもらえるようになり、入社1年後には、正社員にならないかと声をかけていただきました。富士データシステムは、頑張った分だけ評価をしてもらえる会社です。これをきっかけにこの先も富士データシステムで働こうと決意しました。

現在の主な仕事内容について具体的に教えてください。

営業3名のアシスタントをしています。基本的にデスクワークのみで主な業務としては、見積書、発注書、請求書、契約書の作成・発送、受注処理等の書類の処理や管理を行っています。電話対応、来客対応等の事務的なことも営業支援課の仕事です。営業のサポートをする仕事なので、感謝されることが多く、人の役に立っている実感を得やすい仕事です。

仕事のどんなところにやりがい、達成感を感じますか?

営業アシスタントの仕事は、「気遣い」や「柔軟な対応」が求められる仕事です。気遣いをすることは、簡単なようで意外と難しいですが、営業から「いつもありがとう」と感謝されると、「もっと頑張ろう!」と意欲が沸き、人の役に立てていることにやりがいを感じます。

逆に、大変なことは何ですか? それをどう克服していますか?

マニュアルには載っていないイレギュラーな対応をしなければならないことが多々あります。自分で解決できない案件は、その都度、部署内で情報を共有し、過去に対応した案件を持ち出して、そこから今回の案件に使えないかと試行錯誤します。経験を積むうちに、イレギュラーな案件でも「前にも似たような案件があったな」と徐々に自分ひとりの力で考えることができるようになりました。

入社してから一番心に残っているエピソードを教えてください。

初めて1つの案件を自分1人で担当したことです。最初は先輩アシスタントの手伝いをしていましたが、慣れていくうちに案件を任せてもらえるようになり、マニュアルを見たり先輩に聞きながらですが、見積書を提示するところから請求書を発行するところまで自分1人でやり遂げることができ、とても嬉しかったことを覚えています。

会社(チーム)の雰囲気をどう感じていますか? 人間関係は?

仕事中と休憩時間のメリハリがついているので、仕事中は集中して作業をし、お昼休みにはみんなで和気藹々と話しています。年齢はバラバラですが、先輩だから話しかけづらいといったことはありません。たまに冗談も言い合うような関係なので心地良い環境だと思います。上司も気さくな方ばかりなので、とても話しやすいです。

富士データシステムの魅力・強み・好きなところはどんなところですか?

富士データシステムの魅力は、会社全体の仲が良いことだと思います。人間関係が良いと、質問や相談をしやすいので、自分だけで問題を抱えてしまうことがなく、周りに協力してもらい一緒に解決することができます。毎年行われるクリスマスパーティーやイベント等、普段話すことがない人とも交流を深める機会があるので、いろいろな人と仲良くなれます。

社会人になって変わったこと、学生時代との違いはなんですか?

苦手なことにも積極的に挑戦できるようになりました。学生時代は、苦手なことから逃げてばかりいました。社会人になると逃げられない環境というのもありますが、挑戦した分、自分が成長していることを感じることができ、苦手だと思うことでも挑戦するように心がけるようになりました。

学生時代に勉強してきたことは今活かせていますか?

学生時代は発達心理学を専攻していたので介護に関する知識は乏しいです。しかし、心理学を勉強し、人間観察や行動・表情で相手の感情を読み解いたりすることが好きになり、相手が何を思っているのかを考えながら行動するようになりました。事務職はチームワークが必要とされる仕事なので、相手の気持ちを汲み取りながら仕事をすることができるという面で活かせているのかなと思います。

学生たちへ・・・どんなことを意識して就活するべきだと思いますか?

自分が将来何をやりたいのか明確でない学生は少なくないと思います。何をやりたいか分からないけれど少しでも興味があると思うことがあれば、自分には無理かもしれないと諦めずに挑戦することが大事だと思います。就職活動大変だと思いますが、頑張ってください!

先輩として、どんな人に入ってきてほしいと思いますか?

何事も熱心に取り組む人。初めは分からないことだらけで覚えることもたくさんあるので大変ですが、一生懸命やっていれば自分自身の成長にも繋がるし、会社としてもそういう人には長く働いて欲しいと思う。頑張りが評価として返ってくる会社なので、一生懸命やっていれば、必ず誰かが見ていてくれて評価してくれます。

今後身につけたいスキルや、目標、将来の夢について聞かせてください。

自分に一番足りていない「説明力」をつけたいと思います。お客様や営業に何かを伝える際に、知識不足や経験不足から、自信がなく緊張してしまい、分かりやすく簡潔に伝えられないことがあります。一度習得した知識は、誰が聞いても分かりやすく説明ができるようにするのが目標です。

1日のスケジュール

8:30
出社
8:45
メールチェック
お客様や、営業からの依頼のメール等の確認。
9:00
書類の作成
依頼を受けた書類の作成や、見積書・請求書・契約書の作成。
11:00
書類の処理
注文書の受注処理をしたり、返送された書類の処理等。
12:00
昼食
13:00
書類の発送準備
午前中に作成した書類をまとめて発送。
14:30
打合せ
対応しているイレギュラーな案件や困っていること等を課内で情報共有。
16:00
資料作成
難しい案件等の対応。
18:00
退社
繁忙期は残業することもあるが、基本的に定時で退社。

1週間の様子

一週間のやることの確認
案件がいつ終わって、いつ書類の発送をするか等1週間の大体の予定を立てます。 残業をしないよう時間配分を考えるように気をつけています。
資料作成
イレギュラーな案件の資料作成は時間がかかることが多いので、1週間の前半に作成するよう心がけています。
棚卸し
未返送の書類や遅延している案件がないかを確認。 定期的に確認をし、遅延することがないように心がけます。
ミーティング
イレギュラー案件や、滞っている案件等、全員が発表し課内で情報共有をします。 業務についての要望等も言える場なので、気がついた点があれば発言するようにしています。
仕事終わりに岩盤浴
忙しくない時期は定時で業務を終わらせて岩盤浴に行きます。 汗を流して1週間の疲れをとります。
友人とお出かけ
カフェでランチをしたり、ショッピングをしたり。たまに遠出をします。 大学時代の友人に会いに東京へ遊びに行くこともあります。
お家でまったり
ゲームをやったり映画鑑賞をしたりします。翌日に備えて家でゆっくりすることが多いですが、体力が余っているときは日曜日も外へ出かけます。